17 апреля 2007 г.
Оптимизация бизнес-процессов становится ключевым условием развития и конкурентоспособности российских и, в частности, поволжских компаний. Одним из нововведений в нашем макрорегионе стал электронный документооборот. Внедрение таких систем позволяет компаниям значительно ускорить процесс принятия решений, а также эффективно осуществлять оперативный контроль. Татарстанский КамАЗ переходит на использование автоматизированной системы электронного документооборота «ДокМенеджер», разработанной московской компанией «СофтИнтегро». Первый этап проекта был завершен созданием 107 точек регистрации и появлением 722 пользователей.
По мнению специалистов московской компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), в Поволжье, по сравнению с другими макрорегионами, автоматизация документооборота распространяется быстрыми темпами. Во многом это объясняется тем, что здесь сосредоточено большое количество крупных предприятий.
Кто в «Деле»?
Первопроходцами по использованию систем электронного документооборота (СЭД стали государственные и муниципальные структуры в рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия». Затем преимущества новых технологий в управлении бизнесом испробовали предприятия, располагающие достаточными финансовыми средствами. Причем для регионов ПФО характерна общероссийская тенденция: основными потребителями являются крупные компании, представляющие топливно-энергетический комплекс, банковский и финансовый сектор, телекоммуникации, машиностроение.
Что касается поставщиков систем электронного документооборота, в основном это известные на рынке российские разработчики. Так, в Татарстане свои подразделения и дочерние компании обеспечили СЭД «Дело» (разработка ЭОС компания «Татнефть», энергетический холдинг «Тат-энерго», оператор проводной связи «Таттелеком», в Саратовской области — «Саратоврегионгаз» и ГУ ЦБ РФ по Саратовской области. Сразу четыре татарстанских банка — «Автоградбанк», «Акибанк», «Татэкобанк» и «Спурт» — стали клиентами системы Directum (разработчик — одноименная российская компания, базирующаяся в Ижевске), ее также приобрели «Гипрогазцентр» (Нижний Новгород и Саратовский НПЗ. В самарской телекоммуникационной компании «Связь-Стройкомплект» завершилось внедрение системы «Евфрат-Документооборот», разработанной российской Cognitive Technologies (Москва). Услугами мирового лидера — международной корпорации EMС Documentum — решил воспользоваться нижегородский завод «Автокомпонент».
Заместитель директора компании «Бизнес Навигатор» (Нижний Новгород Ирина Дроздова считает, что основной спрос на СЭД формируют крупные предприятия с большим количеством сотрудников и значительным объемом документов. В этом случае автоматизация позволяет отслеживать историю деловых бумаг, цепочку их продвижения и исполнения. С нею согласен и генеральный директор НПФ «ИнфоИнжиниринг» (региональный представитель компании «Электронные офисные системы» в Татарстане Рустам Гайнутдинов, который уточняет, что эти программы востребованы компаниями, имеющими 100 и более сотрудников, разветвленную структуру и удаленные подразделения. По его мнению, спрос был бы еще выше, но некоторые руководители просто еще не знают о возможностях электронного документооборота и полагают неоправданными затраты на его внедрение. По оценке заместителя директора компании «Парус-Приволжье» (нижегородское представительство федеральной компании «Парус» Александра Суторихина, для небольшого предприятия программы, которые предлагает «Парус», обходятся в 2 тыс. долларов (более 50 тыс. рублей на рабочее место. На большинстве нижегородских предприятий, по словам Александра Суторихина, автоматизация документооборота не является предметом первой необходимости.
У компании «Парус-Приволжье» (в Нижегородской области обслуживает в основном органы власти и бюджетные предприятия более тысячи клиентов, у которых установлены ее учетные программы. На следующем месте по уровню спроса, отмечает гн Суторихин — продукты, связанные с автоматизацией логистики. На электронный документооборот переходят крупные компании, которые внедряют у себя комплексную систему автоматизации управления класса ERP (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия), охватывающую денежные потоки и деловые процессы. Система ЭД в данном случае необходима не только для упорядочения документооборота, но, прежде всего, для повышения качества контроля за исполнением решений.
Разброс понятий
Платформы для систем ЭД построены на принципе ECM (Enterprise Content Management — управление корпоративными информационными ресурсами. Это набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные электронные документы в формате Word или Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, web-страницы, видео и так далее. В результате под электронным документооборотом понимается общая работа над документом и участие в нем всех документированных ресурсов компании.
Однако генеральный директор Центра информационных технологий при правительстве Татарстана Николай Никифоров подчеркивает, что на практике электронным документооборотом зачастую называется автоматизация деятельности канцелярии. И потому реализация СЭД в рамках программы «Электронная Россия» принципиально отличается от автоматизации документооборота отдельных предприятий: в отличие от менеджмента компаний, многие руководители министерств и ведомств Татарстана сами освоили электронное дело-производство и научились использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП). Также, по его мнению, далеко не везде, где имеется СЭД, налажено сквозное прохождение документов от первого лица до исполнителя. На КамАЗе, кстати, распространить систему от руководителя до конечного исполнителя, внедрить электронную цифровую подпись и организовать другие документопотоки (в частности, согласование договоров на корпоративном уровне собираются лишь на втором этапе.
В качестве примера полноценного функ-ционирования СЭД Николай Никифоров назвал опыт «Татнефти». Здесь создано 3,5 тыс. рабочих мест в системе «Дело», внедрена подсистема «Архивное дело», задействованы опции «Поточное сканирование» и «ЭЦП и шифрование». Под централизованный контроль взят весь обмен документами между подразделениями и исполнительным аппаратом, налажена централизованная регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, создана сквозная система контроля исполнения, имеется электронный архив деловых бумаг.
В компании «Таттелеком» (Татарстан электронный документооборот насчитывает 350 рабочих мест и включает такие элементы, как сканирование, архивирование документов, контроль за их движением по подразделениям, контроль исполнения, согласование договоров. По словам начальника расчетно-сервисного центра «Таттелекома» Людмилы Куревиной, в документообороте участвуют первые лица компании, причем делать это они могут и находясь вне офиса, используя удаленный доступ через Интернет.
Модный тренд
СЭД является одним из перспективных секторов рынка корпоративного программного обеспечения: в 2006 году его объем составил около 3,8 млрд рублей, и прогнозируется, что он будет расти на 20−25% в год. По мнению Рустама Гайнутдинова, сейчас отмечается лавинообразный интерес к СЭД. Компании стремятся к тому, чтобы бумажные документы исчезали из оборота, а эти системы сейчас на слуху, потому что демонстрируют впечатляющие результаты — рост производительности труда, ускорение бизнес-процессов, повышение конфиденциальности информации. Данные компании Siemens Business Services указывают на то, что применение СЭД позволяет предприятиям увеличить производительность труда на 20−25% и уменьшить затраты на хранение документов на 80%. По подсчетам компании «СофтИнтегро», с появлением на КамАЗе электронного документооборота время, требующееся для регистрации деловых бумаг, сократилось на 6 минут, для их поиска — на полчаса, для передачи — на 1 час. Ежемесячная экономия составляет около 2380 человеко−часов.
Начальник общего отдела КамАЗа Татьяна Бабаева считает, что к плюсам СЭД можно отнести единый и более простой порядок регистрации документов для всех подразделений компании. Появилась возможность отследить историю работы с бумагами. Сократились непроизвод-ственные потери рабочего времени, особенно на доставку: если ранее документ для согласования доставлялся курьерами на транспорте, то теперь достаточно нескольких минут, чтобы его электронная версия попала от гендиректора к исполнителю.
Несмотря на то, что в глазах многих представителей бизнеса СЭД воспринимаются в первую очередь как системы автоматизации делопроизводства, общепринятое мнение уже меняется, отмечает начальник отдела продаж и внедрений «СофтИнтегро» Анастасия Крючкова. Начинает явно просматриваться связь между СЭД и системой управления бизнес-процессами. А это говорит об обдуманности решений, принимаемых на рынке, и о нацеленности клиента не только на результат, но и на перспективу. «Мое личное мнение заключается в том, что внедрение СЭД — это наиболее простой и удобный способ структурировать и совершен-ствовать бизнес-процессы предприятия», — резюмирует гжа Крючкова.
Ирина Дроздова из «Бизнес Навигатора» полагает, что следующий этап автоматизации процессов документооборота будет тесно связан с внедрением систем ERP и CRM (Customer Relationship Management System — система управления взаимодействием с клиентами, то есть корпоративная информационная система, предназначенная для улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о них и истории взаимоотношений с ними). Пока, по ее словам, преобладают самописные программы или «1С Архив», но они не являются полнофункциональными и не закрывают всех потребностей ЭД. Модуль электронного документооборота продвигается либо как часть комплексных систем, либо разрабатывается отдельно, но также в связке с такими системами. В частности, компания «Бизнес Навигатор» продвигает собственную разработку Monitor CRM и по заказу клиентов готова интегрировать в нее модуль ЭД.
Специалисты ЭОС прогнозируют рост спроса на СЭД. Но если сейчас основной сегмент их пользователей составляют госорганы, то в скором будущем можно ожидать большого притока пользователей среди промышленных, строительных, торговых предприятий, страховых компаний, ТЭК.
Казань
